【おすすめメール整理術②】フォルダよりもラベルで管理！

みなさん、メールの整理はどのようにしていますか？
「プロジェクトごとにフォルダを作って振り分けるのが一番！」と思われている方も多いかもしれませんが、私は “ラベル” 派なんです。

今回は、なぜ私がフォルダ分けよりもラベル管理を推しているのか、その理由やメリットを具体例とともにご紹介していきたいと思います！

フォルダ分けよりラベルが便利な理由

1. ひとつのメールに複数ラベルが付けられる

フォルダだと、メールはひとつの「箱」にしか入れられませんよね。
しかし、仕事の内容はひとつの案件が複数のプロジェクトにまたがることも多いもの。
ラベルなら「プロジェクトA」「顧客対応」「要返信」という風に、ひとつのメールに複数のラベルを付けることができます。

これだけで「このメール、どこに入れる？」と悩む時間が大きく減るはず。
フォルダに捉われない柔軟な整理が叶うんです！

2. 検索機能を使えばすぐに見つかる

「フォルダ分けしないと、必要なメールが見つからなくて不安…」
と心配する方もいるかもしれません。

でも大丈夫！
いまどき検索機能のないメールサービスなんて、ほとんどありませんよね。キーワードやラベル、送信者名などでサクッと検索できます。

実際、本当に頻繁にアクセスするメールって数えるほどしかないと思いませんか？
そんなメールこそ、思い切って「よく見るメール」などのラベルをつければ一発で見つけられます。あちこちフォルダ分けして探すよりも、かえって生産的かもしれません。

3. フォルダを作りすぎて混乱しない

フォルダを細かく作りすぎると「この案件ってどのフォルダに入れてたっけ？」と迷子になりがち。
ラベルなら、プロジェクトが増えた時もラベルをひとつ追加するだけ。
整理方法を変更したくなったときも、大量のメールを移動させるよりラベルを付け替えるほうがラクですよね。

私のラベル設定の具体例

プロジェクト系ラベル

「プロジェクト A」「新サービス B」など。担当しているプロジェクトごとにラベルを設定。すぐに関連メールを一括でチェックできるようにしています。

タスク系ラベル

「要返信」「要確認」「要資料作成」などメールを開いたときに「今やること」を瞬時に可視化できるので、対応漏れ防止につながります。

差出人系ラベル

「上司から」「クライアントから」など急ぎの連絡や重要度の高い相手のメールを見つけやすいようにラベル分け。これで優先度を考えながら対応できます。

よく見るメールラベル

頻繁にアクセスするメールや、リンク集として参照したいメールは、あえて「リファレンス」などのラベルでひとまとめにすると、いつでもワンクリックで見られて便利です。

ラベルを使った運用のポイント

受信直後にラベル付け or 返信
メールを受け取ったら、まずは 2～3 秒で「どのラベルが適切か？」を判断して付与。
2 分以内にサクッと返信できる内容なら、その場で対応しちゃいましょう。

検索キーワードも意識する
件名・差出人名・プロジェクト名などのキーワードがわかれば
スッと検索してすぐに探せます。
「ラベル＋キーワード」の二重検索ができると、さらに目的のメールにたどり着きやすいですよ。

定期的なラベルの見直し
使わなくなったラベルや重複するラベルが出てきたら、その都度整理。
無駄なラベルが増えると、せっかくのメリットが薄れてしまいます。

まとめ

フォルダ分けせずにラベル管理をメインにすると、メール整理がグッとシンプルになり、「探すストレス」「仕分けるストレス」から解放されます。
「メールの多さに悩んでる…」という方、ぜひ試してみてくださいね。

ちなみに、私は普段 インボックス・ゼロ も合わせて実践しています。受信トレイを常に空っぽに近い状態にしておくと、メールへのストレスが減るだけでなく、仕事の見通しが立てやすくなりますよ。

もしご興味があれば、ぜひ過去の記事「私が実践しているおすすめのメール管理術『インボックス・ゼロ』のご紹介！」もチェックしてみてくださいね！